Els arxius, agents actius de transparència

La societat exigeix administracions més democràtiques, transparents i participatives. Un element clau de les polítiques de transparència i bon govern és facilitar l’accés dels ciutadans a la documentació que custodien i gestionen els arxius públics.

Foto: Carme Garcia Navarro

Dependències de l’Arxiu Municipal del Districte de l’Eixample.
Foto: Carme Garcia Navarro

Al segle XXI els arxius han esdevingut, més que mai, sinònim i essència de la memòria i els drets de les persones i els pobles. Al llarg de la història els arxius s’havien mogut entre els límits de la recerca històrica i l’arsenal de proves documentals de l’Administració, però el tombant de segle va significar un canvi real en les estructures socials i en la manera de concebre la vida, un canvi al qual els arxius no han estat aliens, amb una democratització de la memòria més inclusiva i participativa i amb una contribució real a l’accés a la informació com a element clau de les polítiques de transparència i bon govern.

Actualment la societat exigeix administracions més democràtiques, transparents i participatives, davant la desconfiança cap als governants i els múltiples escàndols financers. Això comporta disposar d’informació veraç i sistemes de gestió documental que permetin accedir amb facilitat a les fonts primàries, ara sense reserves ni racons amagats.

La normativa aplana el camí

Els darrers anys sembla que els vents són favorables a les polítiques de transparència i accés a la informació a la majoria de països del món, com ho demostra el fet que s’hagin adoptat lleis i procediments per defensar i impulsar el dret de la ciutadania a controlar les actuacions dels governs i, naturalment, a conèixer com es gasten els impostos.

Foto: Arxiu Històric de la Ciutat de Barcelona

Sala de consulta general de l’Arxiu Històric de la Ciutat.
Foto: Arxiu Històric de la Ciutat de Barcelona

Les recents lleis de transparència, accés a la informació i bon govern, promulgades enl’àmbit català i en el marc estatal espanyol, estableixen els requisits legals mínims que cal complir per assegurar una gestió pública honesta. Totes dues lleis tenen una estructura semblant i regulen una àmplia relació de matèries o àmbits d’incidència del dret d’accés de les persones a la informació i la documentació pública, encara que són d’especial rellevància els aspectes relacionats amb la publicitat activa i l’accés a la informació sol·licitada pels ciutadans.

Concretament, la Llei 19/2014, de transparència, accés a la informació pública i bon govern de Catalunya recorda en diferents punts del seu articulat l’obligatorietat que els ens públics estableixin sistemes integrats de gestió de documents, informació i dades que permetin la interoperabilitat entre administracions, la localització de qualsevol document o informació i la vinculació automàtica de cada document o conjunt de dades al seu règim d’accés i publicitat (art. 19.3).

En l’àmbit municipal va ser significativa l’aprovació –fins i tot abans que entrés en vigor alguna de les lleis esmentades– del Reglament d’accés a la documentació municipal de l’Ajuntament de Barcelona (2014), que garanteix el dret dels ciutadans a la consulta de la documentació pública de tota l’Administració municipal. A més a més, fa compatible el dret d’accés a la informació amb altres drets o interessos de les persones físiques que s’han de preservar. El reglament és també actual, ja que esmenta explícitament que els ciutadans tenen reconegut el dret d’accedir als documents d’un expedient en tràmit i, d’acord amb la legislació estatal i autonòmica, ja no és necessari que es personin en l’assumpte en condició d’interessats. A més, no s’obliga el ciutadà a saber si l’expedient està en tràmit a les dependències municipals o custodiat en un arxiu.

Per una bona gestió documental

Foto: Carme Garcia Navarro

Treball amb documents a l’Arxiu Municipal Contemporani.
Foto: Carme Garcia Navarro

En aquest escenari nou és essencial constatar que només amb un sistema de gestió de documents es poden incrementar la rendibilitat i l’eficàcia de la informació que se subministra, ja que no cal reelaborar els recursos d’informació com en altres plataformes. Les dades reals que es faran accessibles es troben als expedients i documents custodiats en repositoris segurs, amb valor d’autèntics i fiables. El sistema de gestió de documents proporciona informació per a la transparència amb una visió integradora i pràctica.

L’objecte sobre el qual el sistema de gestió de documents ha d’operar no són ja només els documents o expedients en un sentit tradicional. Ara les funcions de captura, registre, classificació, descripció, conservació o destrucció s’han d’aplicar també a qualsevol altre recurs d’informació, com ara bases de dades, continguts web i altres actius inclosos en els sistemes d’informació.

Avui en dia, com a requisit de transparència i eficàcia administrativa, les administracions públiques han de treballar amb models i estàndards de sistemes de gestió per facilitar les operacions de control dels documents des del mateix moment que es creen i durant tot el seu cicle de vida. Aquestes pautes de gestió són indispensables per transmetre la informació de manera segura i controlada, en el marc de l’administració electrònica, amb les plataformes digitals que asseguren la disponibilitat i el control dels documents i els seus continguts.

L’Arxiu Municipal de Barcelona treballa amb un model integrat per gestionar, recuperar i tractar de forma homogènia els arxius electrònics emmagatzemats en una plataforma digital, un sistema pensat per facilitar-ne la conservació i l’accés segur.

L’aportació professional dels arxivers

Hi ha diverses maneres de considerar la regulació de l’accés a la documentació o informació, ja que no és una cosa exclusiva d’un col·lectiu de l’Administració pública. En la majoria de casos estem cridats a l’entesa els juristes, els administrativistes, els tecnòlegs i els arxivers.

Fonamentalment, la identificació i l’avaluació de les sèries documentals continua sent una aportació imprescindible de l’arxivística, disciplina que és a la base de les propostes que es fan a les comissions encarregades d’aprovar els criteris d’accés i seguretat a les sèries documentals. Aquest aspecte està molt regulat en l’àmbit autonòmic català i en el de l’Ajuntament de Barcelona, que a partir de les noves funcions de les respectives comissions d’Accés, Avaluació i Tria Documental fa un pas definitiu incorporant els principis, els supòsits i la metodologia necessaris per determinar el règim d’accés als documents.

Quan abans ningú no es mostrava preocupat per l’accés a la documentació o en parlava poc, sembla que els arxivers sí que començàvem a prendre consciència de la magnitud del tema i enteníem que era la nostra responsabilitat articular procediments i garanties per facilitar-ne la consulta; almenys pel que fa als arxius situats sota la nostra custòdia i responsabilitat. De fet, al nostre país, la Llei de procediment administratiu anterior (article 37 de la Llei 30/1992) només esmenta l’accés quan es refereix a arxius i registres, i condicionat a una sèrie de supòsits molt restrictius, com ara ser part interessada en els assumptes corresponents o trobar l’expedient tancat.

El camí és llarg, però l’hem començat a fer

Actualment l’Ajuntament de Barcelona treballa en un seguit de línies per donar als ciutadans més accés als assumptes públics i participació en la seva gestió. Els projectes de transparència i rendició de comptes (amb el portal de Transparència, la Bústia ètica i l’Oficina per la Transparència i les Bones Pràctiques, entre altres mesures) són algunes de les actuacions engegades amb aquest objectiu.

Paral·lelament, ha creat el Consell Assessor per a la Transparència per seguir i debatre les polítiques de transparència de la corporació. El consell està format per representants de l’acció ciutadana i dels departaments municipals implicats, entre els quals s’ha inclòs com a membre el director de l’Arxiu Municipal.

L’accés lliure als arxius enriqueix el nostre coneixement de la societat, promou la democràcia, protegeix els drets de la ciutadania i millora la qualitat de vida (Declaració Universal sobre els Arxius de la Unesco, 2010).

Joaquim Borràs Gómez

Arxiver en cap. Direcció del Sistema Municipal d’Arxius de Barcelona

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps obligatoris estan marcats amb *

*

Podeu fer servir aquestes etiquetes i atributs HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>